#GTD : Cómo decir qué hacer en cada momento

Negocios Online

En realidad, la elección de uno de los 3 tipos de trabajo es el primer paso lógico cuando decidimos hacer algo. Por eso «chirría» tanto el que Allen lo explique en el quinto paso, ya que no coincide con nuestra propia experiencia. Lo cierto es que cada persona, en todo momento, puede plantearse si:

Trabajar sobre eso que le acaba de entrar.
Trabajar sobre algo que entró previamente y ha sido procesado y organizado, es decir, sobre un trabajo que ya ha sido identificado y definido.
Trabajar en definir su trabajo, es decir, en ir a sus bandejas de entrada y «transformar las cosas» que contienen en algo sobre lo que realmente poder actuar.
David Allen, por su parte, nos dice en Haz que funcione que la última serie de variables que entran en juego respecto a tus decisiones de actuación es la elección acerca de si:

Hacer el trabajo que ya has definido en tu lista.
Hacer el trabajo en el momento que surge.
Emplear un tiempo en organizar los nuevos asuntos entrantes, de manera que tengas un listado actualizado de todas tus posibles tareas.
Trabajo predefinido

El «trabajo predefinido» es el que ha resultado de procesar tus bandejas de entrada y está organizado en las diversas listas que configuran tu sistema GTD: siguientes acciones por contexto, proyectos, acciones «a la espera», etcétera. Lo normal es que cuentes con un elevado número de opciones entre las que elegir dentro de todas esas listas.

Si has procesado bien, el contenido de esas listas requerirá únicamente ser ejecutado. Por el contrario, si simplemente lo has «clasificado» sin transformarlo previamente, seguirá siendo necesario que identifiques qué es y que hay que hacer exactamente con ello antes de poder ejecutarlo.

Cuando trabajas en un trabajo predefinido es cuando «priorizas». Lo primero que debes hacer es «Revisar» tu agenda o calendario, seguido de los contextos que tengas a tu alcance. Y así, desde esa visión global de tus compromisos críticos y prioritarios, podrás decidir qué hacer y hacerlo, con la tranquilidad de saber, en todo momento, que es eso, y no otra cosa, lo que deberías estar haciendo.

Trabajo a medida que surge

En ocasiones es imprescindible dejar a un lado tus listas y ponerte con lo último que acaba de llegar y que no admite demora. El trabajo del conocimiento es, por definición, imprevisible en buena medida y ello significa que los imprevistos forman parte del paisaje. La clave es identificar qué requiere reacción inmediata y qué no. Se trata, sobre todo, de evitar los automatismos. Hay quien cree, por ejemplo, que todo lo que le pide su jefe o su cliente requiere ser tratado de forma inmediata y lo cierto es que esto rara vez es así.

Buena parte de las «emergencias» son resultado de la falta de proactividad, es decir, son resultado de no hacer las cosas cuando hay que hacerlas. Otra gran parte son resultado de la improductividad, entendida como no hacer las cosas de forma eficaz y eficiente. Si no procesas bien, probablemente identifiques mal un porcentaje importante de los «¿qué es?» de tus bandejas de entrada y, por tanto, lo que hagas será distinto de lo que deberías haber hecho.

La experiencia de las personas que usamos GTD es que las emergencias «de verdad» existen pero son algo escaso e infrecuente. Eso sí, cuando son «de verdad», debemos dedicarles toda nuestra atención de forma inmediata.

Definir el trabajo

Definir qué es cada cosa de la bandeja de entrada y organizarla en el contenedor adecuado, expresando la acción de forma clara y concreta es un trabajo en sí mismo. De hecho, es un trabajo de gran valor añadido, la esencia misma del trabajo del conocimiento. Si eres profesional del conocimiento, tu verdadero trabajo, el que aporta valor, se encuentra aquí.

Por eso es tan importante entender la diferencia entre «clasificar» y «procesar». «Clasificar» es «distribuir la incertidumbre», mientras «procesar» es «eliminar la incertidumbre». «Clasificar» es «marear las cosas», mientras «procesar» es «transformar las cosas». «Clasificar» aporta orden sin aportar valor, mientras «procesar» aporta valor aportando también claridad y organización. Por último, «clasificar» es una tarea rutinaria, sencilla y semiautomática, que se hace en poco tiempo, mientras «procesar» es un trabajo intelectual intenso, que exige plena atención y un esfuerzo mental considerable.

Una pista: si no te cuesta realmente esfuerzo, casi seguro que estás «clasificando» en lugar de «procesando» tus bandejas de entrada.

Source: www.optimainfinito.com

See on Scoop.itEstrategias de Marketing y Posicionamiento:

Anuncios

Responder

Introduce tus datos o haz clic en un icono para iniciar sesión:

Logo de WordPress.com

Estás comentando usando tu cuenta de WordPress.com. Cerrar sesión / Cambiar )

Imagen de Twitter

Estás comentando usando tu cuenta de Twitter. Cerrar sesión / Cambiar )

Foto de Facebook

Estás comentando usando tu cuenta de Facebook. Cerrar sesión / Cambiar )

Google+ photo

Estás comentando usando tu cuenta de Google+. Cerrar sesión / Cambiar )

Conectando a %s